2025 war wieder ein herausforderndes Jahr für IT-Verantwortliche – und ihre Budgets! Cybersecurity, Digitalisierung und Künstliche Intelligenz sind ein kostspieliger Dauerbrenner. Windows 10, Office und die Windows Server 2016/2019 gingen in den Support-Ruhestand und Microsofts Cloud-Dienste wurden teurer. Auch für 2026 zeichnet sich ab, dass Microsoft weiter an der Preisschraube drehen wird. Für viele CIOs steht daher weniger die technische, sondern vor allem die wirtschaftliche Frage im Raum: Wie bleibt unsere IT bezahlbar? Drei Möglichkeiten, zumindest die Lizenzkosten herunterzufahren, beschreibt Björn Orth vom Microsoft Cloud Solution Partner VENDOSOFT.
„Wir haben in den letzten Jahren erlebt, wie massiv die Preise für Cloud-Dienste anziehen“, sagt Orth. „Elf bis zwanzig Prozent Preissteigerung in zwölf Monaten sind keine Seltenheit.“ Damit werden Cloud-only-Modelle zu einem Risikofaktor – spätestens bei der nächsten Vertragsverlängerung. Doch die Erkenntnis nützt nichts, wenn in Unternehmen Funktionen wie Teams oder CoPilot und Zugang zu geteilten Dokumenten benötigt werden. „Für Organisationen mit vielen remote tätigen Mitarbeitenden, starker Vertriebsorientierung oder international verteilten Teams kann eine Cloud-only-Strategie trotz der hohen Kosten die beste Option sein“, sagt Orth. Einsparpotenzial gibt es allerdings auch hier. Bei dem John-Deere-Fachhändler LVA Landtechnik implementiere VENDOSOFT den exakt passenden M-365-Plan für jeden der 370 Mitarbeitenden. Denn: Büroangestellte haben andere Anforderungen als das Logistikzentrum, die Werkshallen, das Schulungszentrum oder die Verkaufs- und Service Points. „Wir lassen von VENDOSOFT regelmäßig neue Szenarien und Kostenmodelle durchrechnen“, erklärt der IT-Leiter von LVA Support, „weil unterschiedliche User unterschiedliche Lizenzierungen benötigen und sich bei Microsoft ständig etwas ändert.“ Bei den Gebühren für die einzelnen Pläne unterscheiden sich die CSP-Anbieter nicht wesentlich – die Preise werden von Microsoft vorgegeben. Doch ob es ein M365-E3-Plan sein muss oder E1 ausreicht, ob Einzellizenzen vom Preis sinnvoller sind oder das Paket, entscheidet über viele tausend Euro im Jahr. Den Unterschied macht die Lizenzberatung.
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Selbst wenn 2026 ein Jahr ohne weitere Preiserhöhungen würde: Schon heute ist die Microsoft Cloud ab dem dritten Jahr der Nutzung teurer als On-Premises (siehe Tabelle). Dies wissend, wäre es ein Leichtes für IT-Teams, die Kosten herunterzuschrauben. Doch natürlich geht es in vielen Unternehmen nicht mehr ohne Cloud-Funktionen. Hier etablieren sich hybride Modelle aus Kauflizenzen und ausgewählten Cloud-Diensten. Mit der Grundformel „So wenig Cloud wie nötig, so viel On-Prem wie möglich“ kann hier richtig gespart werden – insbesondere mit gebrauchten Kauflizenzen! 30 bis 40 Prozent Kostenersparnis gegenüber Cloud-only erreicht VENDOSOFT damit in der Praxis für seine Kunden. Bei Unternehmen ab 300 oder 400 Mitarbeitenden kommen einige 100.000 Euro zusammen. Dieser Ansatz schafft also echte Budgetspielräume für KI, Automatisierung und IT-Sicherheit.
Wer volle Kostenkontrolle und Datensouveränität will, bleibt zu 100 Prozent bei Kauflizenzen. Ein direkter Kostenvergleich zur Cloud kann nicht gezogen werden. Sehr wohl jedoch der von neuer Software zu gebrauchter. Je nach Version liegt er zwischen 30 und 70 Prozent: On-Prem-only ist die günstigste Form der Microsoft-Lizenzierung und diejenige mit der geringsten Abhängigkeit. Einmal gekauft, besteht keine vertragliche Bindung mit dem Hersteller. Gebrauchte Software wird bei VENDOSOFT unter anderem von Firmen im Gesundheitswesen, von Behörden und Produktionsbetrieben nachgefragt.
Der Anlagenbauer KIESELMANN beispielsweise betreibt 350 Arbeitsplätze mit gebrauchten Office-, Project- und Server-Lizenzen. Das Unternehmen trat vor Jahren mit der Anforderung an VENDOSOFT heran, auslaufende Programme möglichst günstig upzugraden. Dem Teamleiter für Systeme und Security war bekannt, dass er von den günstigsten Preisen profitiert je älter eine Lizenz ist. Über seine Einkaufsstrategie sagt Lars Bickel: „Wir bewegen uns monetär immer am unteren Ende der supporteten Produkte.“ Dass die Firma nie die aktuellste Version oder gar die Microsoft Cloud nutzt, rechnet sich – 245.000 Euro sparte die KIESELMANN Holding über drei Jahre im Vergleich zum Neukauf. Bei vollständiger Compliance – denn dass bei VENDOSOFT alles reibungslos funktioniert und die Dokumentation und Rechteübertragung passt, ist natürlich Voraussetzung für den Kauf gebrauchter Microsoft-Lizenzen.
2026 wird für IT-Verantwortliche vermutlich wieder ein Balanceakt. Microsoft treibt den Ausbau seiner KI-Infrastruktur voran – und mit ihm steigen die Cloud-Kosten. „Das wirkt sich auf die Gebühren aus“, sagt Björn Orth. Es führt aber auch zu einem Trend, den der Lizenzexperte wahrnimmt: die Cloud-Repatriierung: Unternehmen holen Teile ihrer Workloads aus der Cloud zurück, um Kosten und Abhängigkeiten zu reduzieren. VENDOSOFT unterstützt in diesem Prozess. „Wenn Microsoft 365 nur für Kollaboration genutzt wird, können wir das hybrid lösen – das spart wie oben beschrieben schnell ein Drittel der bisherigen Cloud-Kosten.“ Doch ob Cloud-only, hybrid oder on-prem: Wichtig ist, dass sich Unternehmen ihre gesamte IT-Strategie leisten können und die Modernisierung oder Sicherheit nicht vernachlässigen müssen. „Indem wir die Microsoft-Lizenzierung strategisch planen, schaffen wir unseren Kunden Investitionsfreiräume!“, sagt Björn Orth und ermutigt IT-Verantwortliche, die kostenfreie Lizenzberatung von VENDOSOFT in Anspruch zu nehmen: „Das ‚Schlimmste‘, was Ihnen passieren kann, ist, dass Sie sehr viel Geld sparen!“
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