Digitalisierung ist keine Frage von viel Geld

Björn Orth, Gründer und Geschäftsführer von VENDOSOFT, im Partner-Interview mit Stefanie Hüthig, Chefredakteurin von innovative Verwaltung, über Lizenzchaos, die Aufteilung zwischen On-Premises und Cloud sowie die Bemühungen seines Hauses, den Anforderungen seiner Kunden nach Digitaler Souveränität nachzukommen.

Was bietet Ihr Unternehmen dem öffentlichen Sektor an?

Wir beraten öffentliche Auftraggeber bei der kostenoptimierten Lizenzierung von Microsoft-Produkten. Das reicht von klassischen On-Premises-Lizenzen bis hin zur vollständigen Migration in die Cloud – inklusive aller denkbaren hybriden Szenarien dazwischen. Ein wichtiger Baustein sind gebrauchte Volumenlizenzen. Behörden können über VENDOSOFT Office, Visio, Project, die Microsoft-Server und die Client Access Licenses, kurz CALs, in nahezu allen Versionen Audit-sicher als Gebrauchtsoftware beziehen. Das ist vor allem deshalb interessant, weil wir uns preislich auf dem Niveau der Rahmenverträge des Bundesinnenministeriums bewegen – teilweise sogar darunter. Allerdings ohne die Bindung an Software Assurance und ohne die damit verbundenen laufenden Kosten.

An welche Kunden im Public Sector richten Sie sich hauptsächlich?

Wir beraten die gesamte Bandbreite des öffentlichen Sektors: kleine Gemeinden mit 20 oder 30 PC-Arbeitsplätzen und Verwaltungsgemeinschaften ebenso wie große Kommunen, Stadtwerke und Landesbehörden. Die Herausforderungen sind unabhängig von der Größe erstaunlich ähnlich: begrenzte Budgets, hohe Anforderungen an Datenschutz und zugleich der Druck zur Digitalisierung und modernen Zusammenarbeit.

Wie viele Kunden haben Sie derzeit im öffentlichen Sektor?

Aktiv betreuen wir rund 275 Kunden deröffentlichen Hand bei ihren Digitalisierungsprojekten. Unsere Datenbank umfasst noch eine Vielzahl weiterer Einrichtungen und wir können sagen: Die Anzahl unserer Behördenkunden steigt von Jahr zu Jahr.

Welche Ihrer Lösungen und Produkte werden aktuell verstärkt nachgefragt?

Behörden kommen immer häufiger mitder Frage zu uns, wie sich Kosteneffizienz, Datensicherheit und Kollaboration sinnvoll verbinden lassen. Unsere Antwort darauf ist in vielen Fällen ein hybrider Ansatz. Das bedeutet, zentrale Anwendungen und sensible Daten im eigenen Rechenzentrum zu belassen – damit sind Kontrolle, Stabilität und Kostensicherheit gewährleistet. Den Bedarf an Kollaboration decken wir in der Regel über Microsoft 365 Business Premium, etwa für kleinere und mittlere Organisationen. Bei größeren Umgebungen kommen entsprechend die Enterprise-Pläne zum Einsatz.

Das klingt nach einem technisch komplexen Projekt.

Die eigentliche Herausforderung liegt weniger in der Technik als in der Lizenzierung. Cloud- und On-Premises-Welten müssen sauber zusammengeführt werden, damit es weder rechtliche noch wirtschaftliche Risiken gibt. Das schreckt manche IT-Abteilung ab – das Microsoft- Lizenzrecht ist nicht gerade selbsterklärend. Doch dafür gibt es ja uns. Und es lohnt sich, bei uns anzufragen! Weil Behörden viel Geld sparen, wenn ihre Lizenzierung sauber aufgesetzt ist.

Welches Projekt im öffentlichen Sektor macht Ihnen am meisten Spaß?

Spannend sind Projekte, bei denen nicht einfach pauschal „die Cloud eingeführt“ wird, sondern wir als Lizenzberater gefordert sind, eine wirklich passende Struktur zu entwickeln. Da ist zum Beispiel die Kreisstadt Germering – eine Kundin, die lange Jahre ausschließlich gebrauchte Microsoft- Lizenzen von uns genutzt hat. 2025 ging es dann darum, eine Lösung zu schaffen, die moderne Zusammenarbeit ermöglicht. Abhängigkeiten und teure Mietmodelle wollte der IT-Verantwortliche jedoch vermeiden. Also haben wir definiert, für welche Anwendungen die Cloud den größten Nutzen bringt und welche im eigenen Rechenzentrum besser aufgehoben sind. Seither laufen die 250 Computer der Stadt mit lokalen Office-Versionen sowie Windows- Servern 2022 und 2025. Alles gebraucht gekauft. Microsoft 365 kommt punktuell zum Einsatz. Ein Szenario, mit dem die Stadt über 50.000 Euro einsparen konnte. In Bad Mergentheim wiederum hat VENDOSOFT die PC-Arbeitsplätze der Großen Kreisstadt mit M365 ausgestattet, während sensible Fachanwendungen bewusst On-Premises betrieben werden. Mich freuen aber auch die vielen kleineren Verwaltungseinheiten, denen wir ihre IT mit gebrauchten Lizenzen modernisieren können, obwohl die Budgets eigentlich dagegen sprechen. Digitalisierung ist keine Frage von viel Geld, sondern von Lizenzwissen. Das stellen wir Behörden übrigens kostenlos zur Verfügung!

Wie profitieren öffentliche Kunden von Ihren Produkten und Lösungen?

Öffentliche Auftraggeber profitieren vor allem davon, dass VENDOSOFT Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit zusammenbringt. Reine On-Premises-Lizenzierungen sind im Zeitalter moderner Zusammenarbeit oft nicht mehr praktikabel, reine Cloud-Modelle meist nicht compliant. Die Herausforderung besteht darin, eine Struktur zu schaffen, die steigende Cloud-Kosten auf ein Minimum reduziert und sensible Daten zuverlässig schützt.

Wie schaffen Sie so eine Struktur?

Wir entwickeln Lösungen, die vorhandene Lizenzbestände einbeziehen und die wir um gebrauchte Lizenzen und notwendige Online-Pläne ergänzen. So bleiben die Kosten überschaubar, während funktional alle Anforderungen erfüllt sind. Öffentliche Verwaltungen profitieren von dieser Mischung aus kostenfreier strategischer Beratung, unserem Lizenzwissen über gebrauchte, neue und Cloud-Modelle – und ganz sicher davon, dass VENDOSOFT ihnen die günstigste Lösung empfiehlt, nicht die teuerste, weil uns das hohe Margen brächte.

Wo liegen die Herausforderungen in der Zusammenarbeit?

Die liegen oft in der Ausgangssituation. Viele Behörden haben über Jahre hinweg Software beschafft, ohne eine durchgängige Lizenzstrategie zu verfolgen. In der Praxis bedeutet das: Office-Pakete, Server und CALs wurden nach Bedarf gekauft, manchmal zu wenige, manchmal besteht Überlizenzierung. Welche Version wo im Einsatz ist, ob sauber lizenziert wurde oder welche Rechte eigentlich bestehen, ist vor Ort nicht immer klar. Das führt zu Unsicherheiten, unnötigen Kosten und im schlimmsten Fall zu Risiken bei Microsoft- Audits. Unsere Aufgabe ist es dann oft, erst einmal das „Lizenzchaos“ zu strukturieren, Transparenz zu schaffen und eine belastbare, Audit-sichere Grundlage herzustellen.

Welche Neu- und Weiterentwicklungen planen Sie?

Ein zentrales Thema unserer Kunden ist die Digitale Souveränität. Die Fragen dahinter lauten: Wo liegen meine Daten, wer kann im Zweifel darauf zugreifen – und wie abhängig bin ich von einzelnen Anbietern, insbesondere Cloud-Hyperscalern wie Microsoft? Wir setzen wie erwähnt auf hybride Lizenzstrategien, um Abhängigkeiten zu reduzieren und finanziellen Gestaltungsspielraum zu bewahren. Zugleich entwickeln wir gemeinsammit Partnern Lösungen, wie sich Cloud- Dienste sicher nutzen lassen – zum Beispiel mit zusätzlichen Kontrollinstanzen für Datenflüsse und Zugriffsmöglichkeiten. Auch prüfen wir den Markt auf offene und unabhängige Technologien, die perspektivisch eine echte Alternative darstellen. Die Nachfrage nach solchen Ansätzen steigt spürbar.

Wo sehen Sie sich im Jahr 2035?

Unser Anspruch ist und wird es bleiben, dass VENDOSOFT die IT seiner Kunden optimiert. Allerdings wird sich die Tiefe unserer Leistungen weiterentwickeln. Neben der Lizenzberatung spielen in fünf bis zehn Jahren zusätzliche Services rund um Cloud, Sicherheit, Betrieb und strategische IT-Architektur eine immer größere Rolle. Kurz gesagt: Wir werden nicht nur Lizenzen optimieren, sondern komplette IT-Strategien. Immer mit dem Ziel, dass unsere Kunden aus Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen langfristig handlungsfähig bleiben – technologisch und wirtschaftlich.