„Im Mittelstand wird noch gerechnet“ – gewachsene IT wirtschaftlich lizenzieren

Cleveres Lizenzkonzept sorgt für mehr Flexibilität

Die Ernst REINER GmbH & Co. KG entwickelt und produziert Kennzeichnungsgeräte, Scanner, Stempel und Präzisionsteile für den weltweiten Export. Die IT des Furtwanger Familienunternehmens ist über Jahrzehnte gewachsen und verbindet historische Anwendungen, moderne Plattformen und aktuelle Sicherheitsanforderungen miteinander. Konkret besteht sie aus etwa 300 PC-Arbeitsplätzen, 100 Servern, davon rund 70 mit Windows-Betriebssystemen. Hinzu kommen zahlreiche Testsysteme sowie Produktionsanlagen, deren Steuerungssoftware teilweise noch unter Windows NT oder Windows 95 beziehungsweise 98 läuft. Was kompliziert erscheint, folgt einer betriebswirtschaftlichen Logik: „Im Mittelstand wird noch gerechnet“, sagt IT-Leiter Jürgen Hund, „und solange eine abgeschriebene Maschine zuverlässig arbeitet, erwirtschaftet sie Gewinn.“ Das erklärt, warum das Unternehmen nicht einfach in die Cloud wechselt. Statt funktionierende Anlagen allein aufgrund ihres Alters auszutauschen, setzt man hier auf Netzwerksegmentierung, moderne Sicherheitslösungen und eine konsequente Trennung kritischer Systeme.

Lizenzstrategie statt Gießkannenprinzip

Betreut wird diese heterogene Landschaft von einem vergleichsweise kleinen IT-Team. Drei interne Mitarbeitende kümmern sich um die IT der REINER-Gruppe; im SAP-Umfeld kommen externe Spezialisten hinzu. Das bedeutet zwangsläufig, Prioritäten zu setzen: Nicht jedes Spezialwissen lässt sich intern in aller Tiefe vorhalten – schon gar nicht bei einem Thema, dessen Regeln sich so häufig verändern wie die Microsoft-Lizenzierung.

Das führte 2017 zu der Frage, wie sich die IT-Landschaft zukunftssicher weiterentwickeln ließe. Erste Angebote waren ernüchternd: zu teuer, zu wenig zugeschnitten auf die Realität des produzierenden Mittelständlers. „Um den Mix aus verschiedenen Lizenztypen beherrschbar zu machen, mit dem wir arbeiten, brauchten wir einen kompetenten Partner, um nicht in Unterlizenzierungen zu laufen“, machte sich Jürgen Hund bewusst. Eine Beratung, die dabei nicht nach dem Gießkannenprinzip vorging, sondern sich an den Gegebenheiten und Anforderungen von REINER orientierte, fand er in der auf Microsoft spezialisierten VENDOSOFT GmbH. Seither betreut ihn die SAM-Expertin Joyce Studier bei der Entscheidung für On-Premises oder Cloud, für Neulizenzen oder gebrauchte Software. Gemeinsam entwickelten die beiden über die Jahre eine hybride Lizenzierung, die Bedarf, Nutzungsdauer und Kosteneffizienz unter einen Hut bringt. Neue Microsoft-Produkte, bestehende Programme, gebrauchte Software, Cloud-Dienste, Datensouveränität und zukünftige Anforderungen werden dabei nicht einzeln bewertet, sondern im Gesamtkontext. Zur Rechnung gehört dabei auch der Lebenszyklus einer Software. Bei Server-Betriebssystemen berücksichtigt REINER beispielsweise, wie lange eine Version noch unterstützt wird und über welchen Zeitraum sich die Investition nutzen lässt. Auch am Arbeitsplatz wird Software über mehrere Jahre eingesetzt. Die wirtschaftlichste Lizenz ist für Jürgen Hund nicht zwangsläufig die neueste, sondern diejenige, deren Nutzungsdauer den Bedarf deckt.

Die passende Lösung für jeden Arbeitsplatz sparte 240.000 Euro

Diese Herangehensweise hat unmittelbaren Einfluss auf die Auswahl der eingesetzten Anwendungen. Rund 130 „Poweruser“ arbeiten bei REINER mit gebrauchten Office 2024-Lizenzen. Dabei handelt es sich um Mitarbeitende, die Office intensiv nutzen und/oder regelmäßig mit Kunden kommunizieren. Für Anwender, die Word, Excel und PowerPoint nur gelegentlich benötigen, zieht das IT-Team teilweise Open-Source-Lösungen vor. Nextcloud wird zurzeit getestet, alternative ERP-Systeme stehen ebenfalls auf dem Prüfstand. Entscheidend ist nicht, überall dieselbe Software einzusetzen, sondern den tatsächlichen Bedarf zu berücksichtigen und die Kosten niedrig zu halten.

„Die Cloud-Produkte von Microsoft sind ausgereift, die fassen ineinander, das ist einfach genial.
Aber Sie begeben sich in der Cloud immer in eine Kostenabhängigkeit.“
Jürgen Hund, IT-Leiter, Ernst REINER GmbH & Co. KG

Aus diesem Grund verfolgen Jürgen Hund und Joyce Studier auch beim Thema Cloud einen pragmatischen Kurs. Online-Dienste werden nur hinzugezogen, wenn sie einen Mehrwert bieten. So filtert beispielsweise die cloudbasierte E-Mail-Sicherheitslösung Proofpoint Schadsoftware bereits außerhalb des Firmennetzes. Sensible Unternehmens- und Produktionsdaten bleiben dagegen „inhouse“, und damit im eigenen Einflussbereich. Das hat einen weiteren Vorteil: Die lokal betriebenen Microsoft-Anwendungen bezieht der Produktionsbetrieb bei VENDOSOFT als gebrauchte Volumenlizenzen. Das kommt deutlich günstiger als Neulizenzen oder Subscription-Programme und hat dem Unternehmen bislang Einsparungen von rund 240.000 Euro ermöglicht.

Jürgen Hund ist nicht grundsätzlich gegen die Dienste aus der Cloud. Microsoft attestiert er sogar gute Produkte: „Die sind ausgereift, die fassen ineinander.“ Aber: „Bei Vertragsabschluss stimmt man mehreren Preiserhöhungen im Jahr zu.“ Wo keine Cloud-Funktionen benötigt werden, setzt er deshalb weiterhin auf gebrauchte On-Premises-Lizenzen. Das reduziert die laufenden Lizenzkosten und entspricht zugleich dem Anspruch des Unternehmens an Datensouveränität.

Wenn aus neuer Hardware eine Lizenzfrage wird

Wie schnell technische Veränderungen Auswirkungen auf die Lizenzierung – und damit auf die Kosten – haben können, zeigt sich im Serverumfeld. REINER arbeitet mit Windows Server 2022 Datacenter und einer Core-basierten Lizenzierung. In der virtualisierten Umgebung entscheidet damit nicht allein die Zahl der betriebenen Server über den Lizenzbedarf, sondern auch die Ausstattung der zugrunde liegenden Hardware. Werden beispielsweise einzelne Maschinen erneuert und verfügen die neuen Systeme über mehr Prozessorkerne, muss auch die vorhandene Lizenzierung neu bewertet werden. Gerade bei solchen Fragen greift Jürgen Hund auf die Microsoft-Expertise von Joyce Studier zurück.

Lizenzmanagement – ein kontinuierlicher Prozess

Für die Ernst REINER GmbH und viele mittelständische Unternehmen liegt die Herausforderung, eine gewachsene IT wirtschaftlich zu lizenzieren, nicht im Kauf einzelner Softwarepakete. Vielmehr müssen Datacenter-Lizenzen, Core-Lizenzierung, Virtualisierung und unterschiedliche Microsoft-Modelle dauerhaft aufeinander abgestimmt werden. Bei REINER wirkt sich das Lizenzmodell auch auf den Betrieb der Serverlandschaft aus. Anwendungen werden möglichst auf getrennten Servern betrieben. Muss wegen einer Sicherheitslücke kurzfristig ein Update eingespielt oder ein System neu gestartet werden, bleibt der Ausfall damit auf einen kleinen Anwenderkreis begrenzt. Lizenzierung, Betrieb und IT-Sicherheit lassen sich in einer solchen Umgebung kaum getrennt voneinander betrachten. Und gleichzeitig verändert Microsoft regelmäßig Produkte, Konditionen und Lizenzbedingungen. Für Jürgen Hund ist deshalb der regelmäßige Austausch mit Joyce Studier ein fester Bestandteil der IT-Strategie geworden. Gemeinsam prüfen sie, welche Auswirkungen neue Lizenzmodelle oder Veränderungen in der IT-Landschaft haben und wie bestehende, neue und gebrauchte Microsoft-Lizenzen kosteneffizient und auditfähig kombiniert werden können.

Gastbeitrag in IT-Mittelstand 10/2026