Server, SQL, Office, M365, Kauflizenz oder Subscription: den tatsächlichen Softwarebedarf technisch, lizenzrechtlich und wirtschaftlich sinnvoll abzubilden, ist für ein mittelständisches Unternehmen heute alles andere als trivial. Der Armaturenhersteller BEULCO arbeitet deshalb seit Jahren mit der Lizenzberatung VENDOSOFT zusammen. Aus dem Lieferanten für gebrauchte Software ist ein Sparringspartner geworden, der die IT des Unternehmens kennt – und dem Betrieb jede Menge Geld spart.
BEULCO produziert im Sauerland Komponenten für die Trinkwasserversorgung und beschäftigt rund 200 Mitarbeitende. Die IT ist über Jahre gewachsen: 150 bis 170 Arbeitsplätze, physische Server und mehr als 50 virtuelle Maschinen bilden eine stark von Microsoft geprägte Infrastruktur – mit Windows Server, SQL Server, Office, Visio, M365 und Business Central.
Die Herausforderung: Technisch und lizenzrechtlich muss diese Landschaft funktionieren, gleichzeitig müssen sich Investitionen rechnen. Servergenerationen wechseln, ERP-Systeme stellen neue Anforderungen, Lizenzbestimmungen verändern sich und neben Kauflizenzen treten Subscription-Modelle. Dieses Spezialwissen im Tagesgeschäft selbst vorzuhalten, ist für mittelständische IT-Abteilungen kaum realistisch.
„Gerade bei Microsoft können unterschiedliche Lizenzierungswege zum selben technischen Ergebnis führen – mit erheblichen Kostenunterschieden. Lizenzkonsolidierung, vorhandene Nutzungsrechte oder die Entscheidung zwischen unterschiedlichen Lizenzmodellen können deshalb wirtschaftlich relevanter sein als einige zusätzliche Prozent Rabatt.“
Fabian Gerum, Lizenzberater der VENDOSOFT GmbH
2019 stieß BEULCO bei der Suche nach günstigen Microsoft-Lizenzen auf die VENDOSOFT GmbH, die Software unter anderem gebraucht handelt. Nach einem früheren Microsoft-Lizenzaudit war neben dem Preis entscheidend, dass Herkunft, Nutzungsrechte und Dokumentation für BEULCO als Zweitnutzer belastbar waren. Zur Probe startete man mit wenigen Office- und Visio-Lizenzen. Inzwischen bezieht das Unternehmen einen großen Teil seines Microsoft-Bedarfs über VENDOSOFT – einschließlich Cloud-Services. Was dem IT-Leiter von Anfang an taugte: Statt nur eine Anfrage in ein Angebot zu übersetzen, prüft Lizenzberater Fabian Gerum: Welche Programme werden tatsächlich benötigt? Welche Bestände lassen sich noch weiter nutzen? Können Server oder Anwendungen anders lizenziert werden? Wo lässt sich konsolidieren?
Wie viel diese Fragen ausmachen können, zeigte sich, als eine größere Modernisierung der Microsoft-Landschaft anstand. Neue Anforderungen des ERP-Systems machten aktuelle Server-, SQL- und Office-Lizenzen erforderlich. VENDOSOFT überprüfte die angefragten Mengen und Lizenzarten und überraschte seinen Kunden: Das finale Softwarepaket lag mehr als 30 Prozent unter den angeforderten Leistungen. Nicht durch Rabatte, sondern weil Fabian Gerum erkannte, dass andere – und deutlich weniger – Lizenzen benötigt wurden.
„Für uns ist diese Form von Beratung ein Selbstverständnis“, sagt der Lizenzexperte. „Entscheidend ist, dass jeder Mitarbeitende unserer Kunden optimal arbeiten kann, alles lizenzrechtlich sauber abgebildet ist und wirtschaftlich sinnvoll bleibt.“
Für BEULCO zählt deshalb neben der Lizenzexpertise die Kontinuität. Von Anfang an und nun seit fast sieben Jahren betreut Fabian Gerum den Betrieb. Er kennt Infrastruktur, eingesetzte Produkte und die grundsätzliche Strategie. Neue Anforderungen müssen also nicht bei jedem Projekt von Grund auf erklärt werden. Und eine Anfrage mündet nicht automatisch im größtmöglichen Lizenzpaket. BEULCO kam zu VENDOSOFT, um Microsoft günstiger einzukaufen. Geblieben ist das Unternehmen, weil hier Spezialwissen mit einem tiefen Verständnis der Kunden-IT zusammenkommt – und daraus eine Lizenzierung entsteht, die langfristig Kosten senkt.
Veröffentlicht im IT-Mittelstand 10/2026.
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Beachten Sie bitte, dass VENDOSOFT ausschließlich Lizenzen aus gewerblicher Nutzung kauft, nicht von Privatpersonen!
