Wenn der Softwarebedarf wieder einmal Löcher in den Haushalt reißt, ist guter Rat gefragt. Der könnte lauten: Müssen es denn Neulizenzen sein? Gerade bei größeren Microsoft-Anschaffungen kann gebrauchte Software den Auftragswert erheblich reduzieren. Für Behörden ist deshalb interessant, welche Möglichkeiten Gebrauchtsoftware bietet – vor und innerhalb eines Vergabeverfahrens.
Ein Beispiel aus der kommunalen Praxis: In einer mittelgroßen Kreisstadt wurden über Jahre immer wieder Office-Lizenzen eingekauft, Rechner ausgetauscht, Kaufbelege unzureichend aufbewahrt… Damit wurde es zunehmend schwieriger nachzuvollziehen, welche Versionen auf welchen Arbeitsplätzen liefen und welche Nutzungsrechte vorhanden waren. Um Unterlizenzierungen zu vermeiden, kaufte die Verwaltung immer wieder nach – und lieber eine Lizenz zu viel als eine zu wenig. Doch irgendwann kommt der Tag, an dem es nicht mehr geht! Spätestens, wenn das Alter der Lizenzen einen kritischen Punkt überschritten hat. Dann stehen Städte, Kommunen und Gemeinden meist vor einer größeren Anschaffung, die den Haushalt empfindlich belastet – und die das Vergaberecht für Software auf den Plan ruft.
Joyce Studier ist Microsoft Licensing Professional und SAM-Expertin bei der VENDOSOFT GmbH und betreut hunderte öffentliche Verwaltungen bei der Software-Beschaffung. Dass die so wirtschaftlich wie möglich erfolgen sollte, ist für sie ein Selbstverständnis. Deshalb rät sie: „Bevor eine größere Softwarebeschaffung geplant wird, lassen Sie uns eine Bestandsaufnahme machen: Was ist vorhanden? Was kann weitergenutzt werden? Wo besteht Über- oder Unterlizenzierung? Und welche Mitarbeitenden benötigen welche Anwendung für ihre tägliche Arbeit?“
In dem genannten Praxisfall überprüfte die Microsoft-Expertin die vorhandene Lizenzierung und Rechnungen der vergangenen fünf Jahre. Erst danach stand fest, was tatsächlich angeschafft werden musste.
Diese Prüfung kann auch für das Vergabeverfahren relevant sein. Denn entscheidend ist nicht, was eine ursprünglich angenommene Softwareausstattung kosten würde, sondern welcher Auftragswert für den tatsächlich ermittelten Bedarf zu erwarten ist. Dabei darf ein zusammengehörender Auftrag nicht künstlich aufgeteilt werden, um vergaberechtliche Vorschriften zu umgehen. Das regelt § 3 der Vergabeverordnung ausdrücklich. Es gibt aber einen anderen Hebel: den Preis der benötigten Software selbst.
VENDOSOFT ist etablierter Anbieter gebrauchter Microsoft-Volumenlizenzen. Die können je nach Anzahl, Version und Verfügbarkeit bis zu 60 Prozent günstiger sein als Neuware. Das senkt den Beschaffungswert erheblich. „Gerade vor größeren Microsoft-Investitionen lohnt es sich deshalb, ein Vergleichsangebot für Gebrauchtsoftware einzuholen“, sagt Studier aus Erfahrung. Welche vergaberechtlichen Konsequenzen der ermittelte Auftragswert hat, richtet sich anschließend nach den jeweils geltenden Vorschriften und Wertgrenzen.
Doch selbst, wenn der Beschaffungswert oberhalb der maßgeblichen Grenze liegt, ist Gebrauchtsoftware deshalb keineswegs aus dem Rennen. Öffentliche Auftraggeber können im Vergabeverfahren festlegen, welche fachlichen und qualitativen Anforderungen die angebotene Lösung erfüllen muss. Bei gebrauchten Lizenzen spielt die Dokumentation eine besondere Rolle. Eine Vergabestelle kann beispielsweise Anforderungen an Herkunfts- und Übertragungsnachweise, die fachliche Qualifikation des Anbieters oder die Nachvollziehbarkeit der Lizenzübertragung stellen. Solche Kriterien müssen sachlich begründet, verhältnismäßig und mit dem Auftragsgegenstand verbunden sein. „Bei der Ausschreibung von Software sollte eine Behörde nicht nur fragen, was eine Lizenz kostet“, so Studier. „Sie sollte auch festlegen, welche Nachweise sie benötigt, damit die Lizenzierung später nachvollziehbar und auditsicher ist.“
Dass Software grundsätzlich weiterverkauft werden kann, hat der Europäische Gerichtshof bereits 2012 geklärt. Auch der Bundesgerichtshof bestätigte die Rechtmäßigkeit des Handels mit gebrauchten Softwarelizenzen. Entscheidend dabei ist, dass der Handel rechtskonform abgewickelt wird. VENDOSOFT lässt deshalb alle Transaktionen durch Wirtschaftsprüfungskanzleien überprüfen. Verifiziert werden sowohl die Lieferkette als auch die Unbrauchbarmachung der Lizenzen beim Vorbesitzer. Die sogenannte Vernichtungserklärung wird beim Wirtschaftsprüfer hinterlegt; Käufer erhalten die notwendigen Unterlagen und Bestätigungen für die rechtskonforme Nutzung ihrer Gebrauchtsoftware.
Diese Dokumentation schafft Sicherheit: Kommt es irgendwann zu einer Prüfung durch den Hersteller, muss nachvollziehbar sein, auf welcher Grundlage die eingesetzte Software genutzt wird. Damit zählt beim Einkauf gebrauchter Lizenzen nicht allein der Preis, sondern auch die Frage, wie zuverlässig der Anbieter den rechtssicheren Erwerb dokumentiert.
„Am günstigsten ist Software übrigens dann, wenn ihr Bedarf nicht überraschend kommt“ sagt Joyce Studier. Wer seine Microsoft-Bestände regelmäßig überprüft, erkennt frühzeitig, wann größere Investitionen anstehen und weiß, welche Lizenzen zu welchem Zeitpunkt fällig werden. So lassen sich Haushalte realistischer kalkulieren und notwendige Vergabeverfahren rechtzeitig vorbereiten. VENDOSOFT begleitet Behörden dabei – von der Analyse vorhandener Lizenzbestände über die Bedarfsermittlung bis zur Ausschreibung. Die Microsoft-Experten unterstützen bei der Frage, welche Anforderungen erfüllt sein müssen und wie diese in den Ausschreibungsunterlagen formuliert werden können.
Vor einer größeren Microsoft-Investition klärt Joyce Studier deshalb: Was ist vorhanden? Was wird heute und in Zukunft gebraucht? Wund wie viel Budget steht zur Verfügung? Damit eröffnet sie Städten, Kommunen und Gemeinden nicht nur einen finanziellen, sondern auch planerischen Spielraum.
Wie das in der Praxis aussieht, lesen Sie unter: CaseStudys Cloud & gebrauchte Software von Microsoft
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Beachten Sie bitte, dass VENDOSOFT ausschließlich Lizenzen aus gewerblicher Nutzung kauft, nicht von Privatpersonen!
