Office 2016, Office 2019, Exchange Server 2016/2019 – seit Oktober 2025 erhalten diese Produkte keine Sicherheits-Updates mehr. Für viele öffentliche Verwaltungen bedeutet das: Sie arbeiten täglich mit Software, die angreifbar ist. Der Handlungsbedarf ist da. Doch die angespannte Haushaltslage macht die Upgrades zur finanziellen Herausforderung. Dass sie sich trotz knapper Kassen realisieren lassen, zeigt dieser Beitrag.
Mit dem End-of-Life von Office 2016/2019 und Exchange Server 2016/2019 entfallen nicht nur Sicherheitspatches – es endet auch die technische Kompatibilität mit neueren Anwendungen und Cloud-Diensten. Systeme, die weiter auf diesen Produkten laufen, sind exponiert: gegenüber Cyberangriffen, Compliance-Anforderungen und gegenüber einem BSI-Grundschutz, der aktiv supportete Software voraussetzt. Das ist kein theoretisches Risiko, sondern eine konkrete Haftungsfrage für IT-Verantwortliche und Behördenleitungen.
Viele Kämmereien befürchten, das Supportende erzwinge den Wechsel zu teuren Microsoft-365-Abonnements. Das ist jedoch ein Irrtum: Office LTSC 2024, Exchange Server SE und Windows Server 2025 bieten On-Premises-Alternativen mit Support-Laufzeiten bis 2029 und 2034. Auch hybride Lösungen – lokale Kernanwendungen, ergänzt durch M365 für kollaboratives Arbeiten und externe Kommunikation – nehmen den Kostendruck. Entscheidend dabei ist die sorgfältige Kalkulation: Welches Modell passt zur bestehenden Infrastruktur? Wo lohnt Cloud-Lizenzierung, wo sind lokale Installationen günstiger?
Ein Hebel, den viele IT-Verantwortliche noch nicht ausschöpfen, ist der Erwerb gebrauchter Microsoft-Lizenzen. Office, Server und CALs aus zweiter Hand kosten beim Microsoft Solutions Partner VENDOSOFT einen Bruchteil des Neupreises, sind vollständig aktivierbar und auditsicher dokumentiert. Ihr Vorteil gilt auch in hybriden Szenarien: gebraucht in Kombination mit M365 kann Behörden über Jahre mehrere Hunderttausend Euro einsparen!
In der Praxis sieht das dann so aus: Eine bayerische Gemeinde mit rund 250 PC-Arbeitsplätzen modernisierte ihre gesamte IT-Infrastruktur – von alten Office-Versionen auf gebrauchte Office 2024, vom ausgedienten Exchange-Server auf eine hybride Lösung mit M365 für die kollaborativen Workflows. Dazu gebraucht gekaufte Windows Server inklusive CALs und RDS. Die Gesamtkosten lagen spürbar unter dem Vergleichsangebot eines reinen Cloud-Modells und unter BMI-Niveau. Altbestände der Kreisstadt nahm VENDOSOFT in Zahlung. Das Ergebnis: eine zukunftssichere, BSI-konforme IT-Infrastruktur – und über 50.000 Euro gespart.
VENDOSOFT bietet öffentlichen Verwaltungen Microsoft-Lizenzwissen als kostenlose Beratung an und prüft: Welche Systeme laufen auf nicht mehr supporteter Software? Welche Compliance-Anforderungen gelten? Wie viele Nutzer und Geräte sind betroffen? Auf dieser Basis entwickeln die Lizenzexperten eine fundierte Strategie: On-Premises, hybrid oder Cloud, kosteneffizient und nachhaltig.
Veröffentlicht im Behörden Spiegel.
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